E-siuntinių įdiegimas yra svarbi naujovė, kuri radikaliai pakeis korespondencijos valdymą tiek versle, tiek viešajame sektoriuje. Nuo 2025 metų sausio 1 d. visos įmonės Lenkijoje turės privalomai naudotis e-siuntiniais, tai reiškia, kad visi dokumentai su valstybės institucijomis bus siunčiami ir priimami tik elektroniniu būdu. Įmonės, kurios buvo įregistruotos Lenkijos įmonių registre (KRS) iki 2025 metų sausio 1 d., turės įgyvendinti šias naujas taisykles nuo 2025 metų balandžio 1 d.

Kas yra e-siuntiniai?

E-siuntiniai – lenk. „E-doręczenia“ tai paslauga, leidžianti saugiai siųsti, gauti ir saugoti korespondenciją elektroniniu būdu. Ši paslauga turi „patikimo paslaugos“ statusą, o tai reiškia, kad teisiniai padariniai, susiję su elektroniniu būdu siunčiama korespondencija, bus tokie patys kaip ir su tradiciniu užsakytiniu laišku su gavimo patvirtinimu. Tai keičia įmonių ir viešųjų institucijų bendravimo būdą, siekiant supaprastinti ir pagreitinti dokumentų apyvartą.

Kodėl verta įdiegti e-siuntinius?

Privalomas e-siuntinių naudojimas teikia daug privalumų verslui:

  Greitesnė dokumentų apyvarta – korespondencija pasieks adresatą greičiau, todėl bus galima greičiau išspręsti tiek administracinius, tiek verslo klausimus.

 Teisinis saugumas – dėl „patikimo paslaugos“ statuso, elektroninė korespondencija turės tokius pačius teisinius padarinius kaip ir tradicinis užsakytinis laiškas.

 Išlaidų taupymas – sumažės išlaidos, susijusios su spausdinimu, siuntimu ir tradicinės korespondencijos archyvavimu.

 Patogumas – galimybė bendrauti su institucijomis tiesiogiai internetu, nereikia lankytis pašte ar naudotis pašto paslaugomis.

Kaip pasiruošti įmonę e-siuntiniams?

Įmonės, norinčios prisitaikyti prie naujų reikalavimų, turi atlikti kelis pagrindinius veiksmus:

  1. Registracija Elektroninių adresų bazėje (BAE)
    Norint gauti ir siųsti korespondenciją elektroniniu būdu, įmonė turi užregistruoti savo adresą e-siuntiniams. Tai galima padaryti užpildžius prašymą Elektroninių adresų bazėje per platformą Biznes.gov.pl.
  2. Technologinių priemonių diegimas
    Kitas žingsnis – įsigyti platformą, kuri užtikrintų e-siuntinių valdymą, pavyzdžiui, „Autenti eDelivery“. Ši paslauga atitinka visus teisės aktų reikalavimus ir leidžia siųsti elektroninę korespondenciją tiek su viešosiomis institucijomis, tiek tarp įmonės skyrių ar su verslo klientais.

Kaip žingsnis po žingsnio sukurti e-siuntinio adresą?

  1. Prašymo dėl e-siuntinio adreso sukūrimo pateikimas
    Norėdami pateikti prašymą, verslininkas turi prisijungti prie platformos Biznes.gov.pl naudodamas „pasitikėjimo profilį“ arba elektroninį asmens dokumentą. KRS įrašytos įmonės taip pat turi paskirti administratorių.
  2. Prašymo tikrinimas institucijoje
    Pateikus prašymą, institucija patikrins, ar jis atitinka turinio ir formalumo reikalavimus. Jei bus rastos klaidos arba trūks duomenų, verslininkui bus suteikta 7 dienos terminui juos ištaisyti.
  3. Adreso sukūrimas skaitmeninių technologijų ministerijos
    Pateikus teigiamą prašymo vertinimą, skaitmeninių technologijų ministerija sukurs e-siuntinio adresą ir atsiųs el. laišką su aktyvavimo instrukcijomis. Aktyvavimo laišką gaus nurodytas asmuo (administratorius arba įmonės savininkas).
  4. E-siuntinio adreso aktyvavimas
    Kad adresas būtų matomas Elektroninių adresų bazėje, reikia jį aktyvuoti, paspaudus nuorodą el. laiške. Po aktyvavimo įmonė galės naudotis nemokama e-siuntinių dėžute, kuri leis siųsti, gauti ir saugoti dokumentus.
  5. Adreso įtraukimas į Elektroninių adresų bazę
    Po aktyvavimo adresas bus įrašytas į BAE*, o tai reiškia, kad valstybės institucijos siųs korespondenciją tik elektroniniu būdu į šį adresą.

*BAE (Elektroninių adresų bazė) – tai oficiali duomenų bazė, į kurią pateks visi registruoti elektroniniai adresai. Ši bazė buvo sukurta užtikrinti, kad valstybės institucijos ir įmonės galėtų siųsti korespondenciją tiksliai ir saugiai elektroniniu būdu.

Apibendrinimas

E-siuntinių įdiegimas – tai svarbus žingsnis supaprastinant dokumentų apyvartą Lenkijoje. Šis sprendimas suteikia verslui galimybę greičiau, saugiau ir efektyviau bendrauti su viešosiomis institucijomis ir verslo partneriais, taip pat leidžia sutaupyti lėšų ir gerinti organizacijos darbą. Įmonės, kurios pradės įgyvendinti e-siuntinius dabar, bus pasiruošusios būsimoms permainoms ir įgis konkurencinį pranašumą.

Jei turėsite klausimų arba reikės pagalbos kuriant e-siuntimus, drąsiai kreipkitės į mus! Mūsų komanda pasirengusi jums padėti, atsakyti į visus klausimus ir suteikti reikiamą pagalbą, kad galėtumėte lengvai ir greitai prisitaikyti prie naujų reikalavimų.